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Planification et prévision des ressources – ou avoir une vue d'ensemble de tout le monde et de tout.
Gestion simple des ressources avec une allocation intuitive, une visibilité accrue et des fonctionnalités de planification flexibles.
Visualisez et équilibrez facilement la charge de travail de l'équipe pour éviter l'épuisement ou la sous-utilisation. Réorganisez les priorités des projets et redistribuez les heures de manière flexible et en temps réel entre les responsables grâce à l'interface simple de glisser-déposer d'elapseit.
Visualisez rapidement l'emploi du temps et les projets de chaque membre de l'équipe — qui fait quoi et combien de temps chaque tâche prendra. Minimisez les conflits et les ressources sous-utilisées en obtenant une meilleure visibilité sur la disponibilité de l'équipe.
La planification est également utilisée pour préremplir les feuilles de temps, faisant d'elapseit une solution de suivi du temps si simple que tout le monde adorera l'utiliser.
Allouez des ressources, obtenez des prévisions précises !
L'allocation des heures sur les projets dans l'outil n'est pas obligatoire pour que les membres de votre équipe commencent le travail, mais c'est fortement recommandé.
Bien qu'elapseit vous permette d'effectuer des allocations à partir du module Projets ou Personnes/Gestion, nous vous recommandons d'effectuer la planification à partir du module Ressources. Pourquoi ? Parce que, contrairement au module de Gestion, où vous ne pouvez voir qu'une seule vue des personnes ou qu'une seule vue de projet à la fois, dans Ressources, vous êtes en mesure de voir la "vue d'ensemble" avec la disponibilité de toutes les personnes et de tous les projets.
Lorsque vous effectuez des allocations à l'aide de la fenêtre vue Personnes, vous verrez une liste avec toutes les ressources disponibles et leur charge de travail, ce qui est très utile si vous souhaitez éviter d'allouer sur votre projet quelqu'un qui est déjà réservé à temps plein sur d'autres projets; cette vue vous permet de voir qui a initié un workflow de demande de congé (même si la demande est en attente d'approbation), ce qui rend la planification des ressources encore plus efficace. De la même manière, si vous êtes dans la vue Projets, vous pouvez voir tous les projets avec leurs phases, activités et tâches et les heures budgétées correspondantes.
Après avoir enregistré les heures allouées, elles seront visibles dans les vues Personnes et Projet ainsi que dans la Feuille de temps de chaque personne sélectionnée pour travailler sur le projet ; elles reçoivent une notification dans l'outil concernant les allocations et par e-mail si cela a été choisi.
Planification intelligente.
Vous pouvez choisir entre deux types d'allocations : le nombre total d'heures ou le nombre d'heures par jour. Selon le type d'allocation que vous choisissez, vous pouvez ajouter le nombre d'heures, puis la période spécifique pendant laquelle ces heures doivent être consignées. Vous pouvez opter pour une allocation récurrente, mais n'oubliez pas que la récurrence peut être définie de façon hebdomadaire ou mensuelle et qu'elle est liée aux dates d'allocation définies ; cela signifie que, par exemple, si vous souhaitez définir une récurrence hebdomadaire, vous devez sélectionner une période d'allocation de 7 jours maximum. Lorsque vous effectuez les allocations, vous pouvez décider si les jours de week-end doivent être considérés comme des jours ouvrables ou non. Et ne vous inquiétez pas, elapseit prendra en compte les jours fériés mondiaux lorsque vous effectuerez la planification.
Au cas où vous souhaiteriez affecter plus de personnes au même projet avec le même nombre d'heures allouées, elapseit vous permet de le faire très rapidement, en cliquant sur "add multiple allocations" et en sélectionnant les personnes qui devraient faire partie de votre équipe de projet. Ne vous inquiétez pas d'allouer la même personne deux fois sur le même projet ; vous pouvez l'éviter en cochant la case "Ignore people with overlapping allocations". Vous pouvez supprimer plusieurs personnes en même temps en cliquant sur "remove multiple allocations".
Et pour rendre cela encore plus joli pour vous, elapseit vous permet d'exporter des allocations du module Ressources vers le module Tâches et d'importer des tâches vers des allocations en quelques clics seulement. Considérez simplement que, si vous souhaitez voir une tâche dans les allocations, vous devez d'abord saisir une date de début et de fin.
Qui avez-vous besoin sur votre projet ?
Pour faciliter le processus d'allocation, vous pouvez utiliser la barre latérale de gauche pour appliquer certains filtres ; par exemple, si vous avez besoin d'un Développeur de Logiciels Senior et d'un Testeur de Logiciels pour travailler sur votre projet, vous pouvez aller dans la barre Titres de Poste et sélectionner uniquement ces deux rôles pour voir qui est disponible pour embarquer. Mais parfois, les gens sont plus compétents que ce qu'un titre de poste peut exprimer, donc vous pourriez avoir besoin de trouver quelqu'un avec une compétence très spécifique pour faire le travail ; et c'est précisément pour cette raison que nous avons ajouté un filtre "Compétences" pour vous aider à faire une sélection d'équipe de projet parfaite.
De plus, si votre entreprise a à la fois des personnes et des clients dans le monde entier, vous souhaiterez peut-être, si possible, affecter à un client spécifique une personne du même pays, pour un contact plus étroit ; dans ce cas, vous pouvez utiliser le filtre "Location".
Un aperçu de l'avenir : Vue des Personnes ou vue des Projets ?
Vous voulez apporter de nouveaux projets et vous avez besoin de savoir quelles ressources sont disponibles pour les prendre en charge ? Alors la vue Personnes est votre clé pour la réponse. Dans cette fenêtre, vous verrez la disponibilité des personnes d'un département/emplacement spécifique ou travaillant sur un projet spécifique ou avec des clients sélectionnés. Et ça devient encore mieux ! Vous pouvez également vérifier si des personnes ayant des compétences spécifiques dont vous avez besoin pour les nouveaux projets sont disponibles. Par conséquent, cette vue n'est pas seulement un indicateur pour les personnes sur et sous-allouées sur les projets en cours pour vous aider à redistribuer les ressources si nécessaire, mais vous permet également de jeter un coup d'œil vers l'avenir, de voir s'il y a suffisamment de ressources ou si vous devez embaucher des personnes supplémentaires pour de nouveaux projets ; et maintenant vous pouvez faire une prévision solide pour vos nouveaux clients. Pas mal, n'est-ce pas ?
Lorsque vous êtes dans la vue Projet, vous pouvez voir l'état d'allocation des projets en cours, si les heures budgétées sont entièrement allouées ou non et faire une estimation sur l'achèvement des projets.
Par conséquent, les deux vues vous montreront les sur-allocations et les sousallocations, mais sous des angles différents. Gardez simplement à l'esprit que le choix de la vue Personnes, par exemple, ne signifie pas que, dans la même fenêtre, vous ne verrez pas non plus les projets ; ils sont indissociables, c'est juste une question de présentation des informations.