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Prenez votre équipe, invitez le client et ajoutez vos projets. C'est ici que tout commence.
Management – La magie commence là où se rencontrent les Clients, les Employés et les Projets.
Il est obligatoire de garder une trace détaillée des projets de votre entreprise, des employés, des documents et des clients. Avoir toutes les informations sous un même toit, il n'est pas nécessaire de garder une trace de la même chose dans plusieurs applications. Gardez les compétences des employés (ou même des entrepreneurs), les jours de vacances, les tarifs et tous les autres détails.
Du côté projet, en dehors des choses habituelles – comme le type (temps et matériel ou prix fixe, budget, définition de l'équipe, workflow d'approbation etc.), vous pouvez même avoir des tarifs différents par rôle.
Et comme bonus, vous pouvez voir la rentabilité de vos ressources en comparant les taux des employés avec les taux que vous obtenez des projets dans lesquels ils sont impliqués.
Les gens, ceux qui font que tout se réalise.
Il est temps d'ajouter tous vos employés (y compris ceux qui n'auront pas accès à l'outil, les utilisateurs "sans licence"), vos prestataires et également les contacts des entreprises clientes si vous le souhaitez. Si vous accordez l'accès à des personnes extérieures à votre entreprise, un ID d'entreprise peut être défini afin que vous puissiez les différencier des utilisateurs internes. Et juste au cas où vous seriez mauvais pour mémoriser les visages, vous pouvez également télécharger une photo de profil.
Mais ajouter simplement des personnes au hasard dans l'outil n'est pas tout à fait efficace, surtout si vous avez un nombre élevé d'employés ; par conséquent, vous pourriez trouver utile de les regrouper en départements/équipes.
Certains paramètres généraux peuvent également être définis, tels que le niveau d'accès, la visibilité dans le planificateur, la vue des allocations de feuilles de temps, le gel des tâches ou des allocations et le paramètre d'approbation des demandes de congé; il est important de choisir avec soin car tous ces paramètres individuels seront reflétés dans la feuille de temps de l'utilisateur.
Plus de détails sur les gens sont toujours meilleurs pour l'entreprise !
Le profil de l'employé est assez complexe, car, en plus des informations générales telles que le nom, le titre du poste, les coordonnées, il comprend également des détails financiers et administratifs tels que le type de paiement (payé à l'heure, par jour ou par mois), le taux horaire (détail très important lorsque vous voulez calculer la rentabilité de l'employé), le temps de travail, le lieu ou la date d'embauche. Dans le cas où vos employés se trouvent dans différents pays, vous avez la possibilité d'introduire leurs salaires avec les devises des pays respectifs.
Il est important d'ajouter également les compétences dans le profil de l'employé car cela pourrait s'avérer utile lorsque vous faites les allocations sur les projets en cours ou pour des prévisions précises. Pourquoi ? Parce que vous pourriez avoir 50 développeurs de logiciels dans votre entreprise, mais ont-ils tous cette compétence spécifique dont vous avez besoin pour votre projet, comme la programmation Pearl par exemple ? Et puisque la réponse la plus probable ici est "non", ajouter des compétences aux personnes est vraiment efficace.
Après avoir présenté toutes les personnes, vous aurez une vue d'ensemble avec le niveau d'accès, le statut de la licence, le tarif horaire/mensuel, les heures allouées et enregistrées sur les projets.
Clients, amenez-les moi !
Les clients sont la prochaine chose importante pour votre entreprise, car ils apportent l'argent. Et puisque les projets ne peuvent pas exister en l'absence de clients et dans l'outil elapseit, tous les projets doivent être liés à un client, c'est ce sur quoi vous devriez vous concentrer, après avoir introduit les personnes dans l'outil. Pour compléter le profil d'un client, vous devez ajouter quelques détails généraux comme le nom, l'adresse, le pays et certaines données financières telles que le numéro d'enregistrement, le numéro de TVA, la banque et le numéro de compte, les jours d'échéance de la facture.
N'hésitez pas à ajouter également un logo d'entreprise. Et pour vous faciliter la tâche et ne pas avoir à chercher à plusieurs endroits des cartes de visite, vous pouvez ajouter ici tous les contacts que vous avez dans cette entreprise ; cela peut s'avérer particulièrement utile si vous souhaitez permettre à vos clients de vérifier l'avancement du projet et cela ne vous obligera ni l'un ni l'autre à des réunions fixes pour discuter de l'état actuel. Et si vous n'avez pas de code client, elapseit en générera automatiquement un pour chaque entreprise introduite. Plutôt simple, non ?
Projets détaillés dans les moindres détails.
Le profil du projet devrait être le dernier que vous remplirez dans le module de gestion, car, comme vous le verrez, vous avez besoin de données non seulement du profil des clients, mais aussi du profil des personnes.
Comme vous l'avez déjà deviné, il y a quelques détails généraux qui doivent être remplis, comme le nom du projet, le client, la date de début et de fin ou le statut (il y a six types de statut parmi lesquels choisir) ; vous pouvez également ajouter une description, mais ce n'est pas obligatoire. Il y a aussi quelques informations de facturation que vous devez remplir ; vous pouvez avoir des clients avec lesquels vous convenez d'un taux horaire/journalier ou des clients avec lesquels vous convenez d'un forfait fixe, quel que soit le nombre d'heures travaillées ; avoir un tarif spécial à distance est également possible. L'introduction de ces détails financiers est très importante si vous voulez vérifier la rentabilité de vos employés par exemple. Et il y a un tout petit détail dans le profil du projet qui fera la différence lors du calcul de la rentabilité : le taux de rôle du projet ! Pourquoi ? Parce que dans le profil Personnes, vous introduisez le taux horaire/journalier des employés convenu dans le contrat de travail, mais vous pouvez les affecter à des projets avec différents rôles qui ont des taux horaires différents. Alors, assurez-vous de savoir exactement quel est le profit du travail de vos employés en introduisant des données complètes et très précises !
Les détails du budget et des dépenses peuvent être introduits avec la devise de facturation. Comme dans le profil des personnes, vous pouvez définir la visibilité du planificateur et de la feuille de temps ou bloquer les heures et les tâches sur le projet. Ensuite, vous devez décider si un flux de travail d'approbation est nécessaire pour les heures enregistrées et qui peut enregistrer des heures sur le projet. L'étape suivante consiste à nommer un chef de projet et à définir l'équipe du projet et le taux horaire pour chaque rôle dans l'équipe. Les titres de poste/rôles et les compétences peuvent également être ajoutés.