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Simplifiez le processus de gestion des congés – définissez des workflows et suivez chaque demande de congé.
Gestion des congés sans effort, avec vos propres règles.
Les employés peuvent voir combien de congés ils ont pris, combien il leur en reste et demander un congé. Faites savoir aux employés qui est au bureau et qui n'y est pas, et facilitez-leur la planification de leur travail.
Faites du système le vôtre. Le calcul des droits aux congés, des PTO, des reports et des cumuls est beaucoup plus facile. Et si vous avez des bureaux dans différents états ou pays, vous pouvez configurer vos propres jours fériés. Ou avoir votre propre workflow pour les approbations. N'est-ce pas génial ?
Le congé est plus que les vacances et les jours fériés.
Il existe de nombreux types de congés, avec un impact plus ou moins important sur votre activité quotidienne ; à partir du bouton Paramètres, vous pouvez ajouter autant de types de congés que vous le souhaitez, en fonction des absences que vous décidez de suivre ou non. Par exemple, les congés comme les voyages d'affaires peuvent ne pas changer grand-chose à la routine quotidienne (juste les dépenses) ; de même, si quelqu'un demande le home office, il n'y a aucun impact. Mais les congés comme les vacances, les jours fériés, les congés maladie, les congés parentaux, les années sabbatiques doivent être suivis afin de vous permettre de voir quand une personne n'est pas disponible pour accomplir une tâche urgente ou pour terminer le projet.
Bien qu'il existe trois façons d'initier une demande de congé (link to Help), le résultat sera toujours le même ; le demandeur définit le premier et le dernier jour de congé ainsi que le type de congé ; un commentaire avec des explications peut également être ajouté. Une fois que le bouton Ajouter est enfoncé, le flux de travail d'approbation est lancé et le responsable direct recevra une notification. Une tierce personne impliquée dans le projet (comme les chefs de projet par exemple) peut également être informée de la demande de congé et de son statut.
Avec un seul clic, le responsable peut soit approuver, soit rejeter la demande de congé et l'initiateur sera informé immédiatement via l'outil (et par e-mail, selon les paramètres de l'utilisateur).
Entreprise internationale, plusieurs sites, différents jours fériés ? Nous sommes là pour vous !
Employés de pays du monde entier ? Des règles différentes ? Des jours fériés différents ? Un nombre différent de jours de congé ? Détendez-vous, avec elapseit vous pourrez ajouter différents jours fériés à chaque lieu créé. Une fois qu'un lieu est créé dans l'outil avec ses jours fériés spécifiques, il vous suffit d'ajouter ce lieu aux nouveaux employés et leurs congés seront automatiquement téléchargés. Aucune mise à jour n'est nécessaire si vous cochez le champ Annuel/récurrent.
Parfois, bien que vos employés soient dans le même pays, ils peuvent ne pas avoir le même nombre de jours de vacances en raison de différents types de collaboration (par exemple, temps plein/temps partiel). Dans ce cas, vous pourrez sélectionner pour certains employés un nombre de jours de vacances différent du "standard". Et à moins que vous n'embauchiez de nouvelles personnes uniquement en janvier, vous voulez un système qui calcule automatiquement le nombre de jours de vacances correspondant au nombre de mois travaillés pour la première année d'emploi.
Un autre bon point est que, si quelqu'un dans votre équipe ajoute/envoie une demande pour une période de vacances qui s'étend sur un week-end ou un jour férié, l'outil ne considérera que les jours ouvrables comme des jours de congé ; par conséquent, une seule demande d'absence est nécessaire dans de telles situations.
L'efficacité est ce que nous recherchons tous, c'est pourquoi tout est en ligne - de la demande à l'approbation !
Ne préféreriez-vous pas éviter tout ce gaspillage de papier et économiser un temps précieux au lieu d'imprimer des demandes de congé et d'attendre qu'elles soient signées par des gestionnaires occupés ? Si c'est le cas, alors il est temps pour vous de commencer à gérer toutes vos demandes de congé via elapseit. Et ce faisant, vous économiserez non seulement du temps et du papier, mais vous gagnerez également en efficacité en rendant la disponibilité des ressources plus précise dans le planificateur.
L'initiation d'une demande de congé n'est qu'à quelques clics et il en va de même pour l'approbation au cas où un workflow serait nécessaire. Vous pouvez également choisir qui doit être tenu au courant et être notifié (par e-mail ou simplement dans l'outil) de ces demandes et de leurs statuts.
Toutes les demandes d'absence peuvent être gérées via l'outil, ce qui permet un gain de temps considérable. C'est également à vous de décider comment ces demandes doivent être gérées. Vous décidez s'il y a des jours de congé qui nécessitent un workflow d'approbation ou si une simple notification est nécessaire. Et vous pouvez également choisir si vous souhaitez être informé de ces demandes uniquement dans l'outil ou si vous souhaitez également recevoir une notification par e-mail.
Convivial, même pour ceux qui "n'aiment pas la technologie".
Et parce que nous avons conçu un outil complexe mais très convivial, le responsable peut répondre à ces demandes depuis deux fenêtres différentes. Vous pouvez soit cliquer sur l'icône Notifications et vous serez dirigé vers la fenêtre Approuver/Rejeter où toutes les demandes en attente sont stockées, soit cliquer sur Affichage des congés et vous obtiendrez un aperçu de toutes les demandes de congés de tous les employés, quel que soit leur statut (approuvé ou rejeté). Cet aperçu vous permet de vérifier l'historique des demandes de congés pour autant de mois en arrière que vous le souhaitez et pour l'année suivante (au cas où vous voudriez voir à quoi ressemble l'avenir).
Pour rendre les choses encore meilleures pour vous, avec elapseit vous pouvez générer différents rapports de congé en quelques clics seulement : rapport pour une période spécifique, pour des personnes, un département ou un lieu spécifique. Vous pouvez exporter toutes les données dans un fichier PDF ou CSV.
Comme vous pouvez le voir, pour qu'un Chef de Projet soit en mesure de faire une allocation efficace des tâches, non seulement un bon outil de suivi des tâches est nécessaire, mais un outil de gestion des congés compétent est également vital. Heureusement, elapseit peut vous faciliter la vie avec un système intégré qui comprend les deux modules.