Quatre Étapes à Suivre dans la Planification des Ressources
La planification des ressources est comme le moteur de la voiture : tout comme le moteur fait avancer la voiture de point A à point B, la planification des ressources est l’impulsion qui fait tout fonctionner dans la gestion de projet. Il ne suffit pas de découper les projets en phases et en activités et d’allouer les ressources de manière aléatoire. Une planification efficace est nécessaire pour livrer un projet dans les délais et selon le budget.
Planification des ressources implique l’allocation et l’utilisation des ressources disponibles pour s’assurer que la livraison du projet répondra aux conditions spécifiques convenues avec le client. Pour ce faire, il y a quelques étapes de base à suivre, quelle que soit la taille de votre entreprise ou la complexité de votre projet :
- Identifier les rôles et les compétences niveaux nécessaires pour mener à bien le projet - en fonction des tâches du projet, vous pouvez décider quelles compétences sont obligatoires.
- Estimez la quantité de ressources nécessaires pour réaliser le projet - en fonction du budget temps convenu avec le client, vous pouvez estimer le nombre d’heures nécessaires pour chaque compétence afin de mener à bien les tâches du projet.
- Vérifiez quelles ressources sont disponibles avec les compétences requises et dans les délais du projet.
- Allouez des ressources pour chaque phase du projet et établissez un calendrier de projet.
Après avoir suivi ces étapes, il est temps de planifier ce qui n’est pas planifié : considérer les variables et évaluer les risques. Nous savons tous très bien que les choses ne se passent pas toujours comme prévu et que des situations imprévues se produisent. Donc, il pourrait y avoir certains détails que vous devez vérifier lorsque vous effectuez des allocations sur vos projets :
- Jours fériés: si les membres de votre équipe sont répartis dans le monde entier, les jours ouvrables peuvent être légèrement différents et ces petits détails pourraient avoir un impact sous-estimé dans une situation d’urgence.
- Dates de fin de contrat: à moins que tous les membres de votre équipe de projet ne soient sous contrat à durée indéterminée, vous voudrez peut-être vérifier si quelqu’un doit partir au milieu du projet.
- Taux horaires: si vos collaborateurs se trouvent dans différents pays, leurs taux peuvent être différents et, selon le temps nécessaire pour travailler sur votre projet, votre budget pourrait être affecté.
Maintenant, assurez-vous que la planification des ressources est bien faite et posez-vous ces questions :
- La charge de travail est-elle répartie de manière à ce que personne ne soit surchargé ou sous-utilisé ?
- Suis-je dans le budget en termes d’argent ?
- Suis-je dans le budget en termes de temps ?
Si votre réponse à toutes ces questions est “oui”, félicitations ! Votre planification est parfaite ! Sinon, il n’est jamais trop tard pour changer la situation en votre faveur 😊.