Pourquoi la Planification des Ressources Est-Elle Essentielle dans la Gestion de Projet ?
Terminer un projet est toujours un travail difficile et la planification des ressources est un facteur critique qui peut déterminer le succès ou l’échec de votre projet.
Peu importe que vous gériez une petite start-up ou une grande entreprise, la planification des ressources est une étape essentielle de la gestion de projet et nécessite des compétences de réflexion stratégique assez avancées. Pourquoi ? Eh bien, imaginez ceci : un nouveau projet génial à gros budget vient d’atterrir dans votre cour et tout le monde est heureux d’être à bord et de prendre en charge de nouvelles tâches. Avance rapide, deux mois plus tard : il y a un tas de tâches en retard, un développeur de logiciel crie fort parce qu’il n’y a personne de disponible pour exécuter les tests, un junior est complètement dépassé par des tâches qui dépassent largement ses compétences. Et, en plus de tout cela, vous avez déjà dépassé le budget et votre client n’est pas du tout content. Comment cela a-t-il pu arriver ?! Réponse simple et claire : une mauvaise gestion des ressources !
Sans une estimation précise du temps pour chaque tâche, sans une allocation minutieuse des ressources sur ces tâches, et sans une bonne compréhension des rôles et des compétences nécessaires, votre projet échouera. Non seulement celui-ci, mais cela aura également un impact sur les projets futurs ! Une mauvaise gestion des ressources sur vos projets actuels vous empêchera de faire une prévision fiable pour d’autres opportunités commerciales. Et c’est ainsi qu’un beau rêve devient votre pire cauchemar !
Quelques éléments à prendre en compte lorsque vous planifiez vos ressources
Heureusement, la situation ci-dessus peut être évitée simplement en se concentrant sur certains aspects clés à ce stade de votre projet :
- Compétences requises pour le projet – identifier les compétences nécessaires pour mener à bien le projet avec succès ;
- Disponibilité des ressources – vérifiez quelles ressources ayant les compétences requises sont disponibles en dehors de la capacité globale et prenez en compte les jours ouvrables / horaires, les congés, les dates de début et de fin de contrat;
- Coûts des ressources – le taux horaire / journalier des ressources allouées devrait être dans le budget du projet pour assurer la rentabilité.
Et si vous voulez assurer un taux de réussite plus élevé pour votre projet, faites une évaluation des risques en tenant compte de tous les facteurs susmentionnés. Anticipez les scénarios “et si” pour déterminer les pires situations de gestion des ressources et préparez un “plan B”. Parce que, malheureusement, les projets ne se déroulent pas toujours comme prévu et vous devrez peut-être apporter des ajustements. Et si la personne clé de votre équipe tombe malade ? Et si quelqu’un démissionne ? Y a-t-il d’autres ressources disponibles ? Pouvez-vous vous permettre d’attribuer des tâches à quelqu’un ayant un taux horaire supérieur au budget du projet ? Ou quelqu’un avec moins d’expérience pourrait-il effectuer les tâches ? Vous pourriez finir par avoir besoin d’une ressource plus longtemps que prévu initialement ou par ajouter de nouvelles ressources à votre projet. C’est précisément pour cette raison que la planification des ressources est plutôt un processus continu dans la gestion de projet qu’une activité ponctuelle.
Vous pouvez trouver ici plus de détails sur la façon de réaliser une planification efficace des ressources.
Optimisez votre processus de planification des ressources
Nous pouvons maintenant convenir que la planification des ressources est une étape essentielle lors de la gestion d’un projet. Mais que pouvons-nous faire pour éviter le chaos et déterminer rapidement comment tout intégrer dans votre pipeline de projet ? La clé est d’avoir une bonne vue d’ensemble de la capacité et de l’utilisation des ressources afin de déterminer qui est disponible pour travailler sur votre projet, pour combien de temps et à quel coût.
Vous pouvez essayer de le faire avec un tableur, comme Excel, mais cela ne peut pas être une solution à long terme ; l’utilisation de feuilles de calcul a ses limites car la saisie manuelle des données prend du temps et devient peu fiable car les erreurs sont presque inévitables. Et si vous gérez plusieurs projets en même temps, ne pensez même pas à utiliser des feuilles de calcul !
Votre meilleure chance de surveiller et de gérer la charge de travail de l’équipe pour tout livrer à temps et dans le respect du budget est d’utiliser un outil de planification des ressources. Chaque Chef de Projet à succès sait qu’un logiciel compétent est la clé pour gérer toutes les ressources disponibles jusqu’à l’achèvement du projet.
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