Pourquoi Vous Devriez Utiliser un Logiciel de Gestion des Ressources
La façon dont les ressources sont gérées joue un rôle important dans le succès du projet. Il ne suffit pas de faire une planification parfaite du projet et d’avoir des personnes hautement qualifiées à bord. La façon dont les ressources sont allouées déterminera le succès ou l’échec du projet. C’est pourquoi les chefs de projet sont parfois appelés gestionnaires des ressources.
Quelle serait la définition d’une «planification parfaite des ressources», pourriez-vous demander. Pour le dire de manière très simple, il s’agit d’allouer au bon moment la bonne quantité de tâches aux personnes les plus aptes à les remplir en temps voulu. Fondamentalement, l’accent est mis sur «qui», «quand» et «pour combien de temps».
Dans un monde parfait de gestion de projet, toutes les ressources seraient sur une étagère en attendant que le chef de projet les ramasse pour attribuer les tâches. Eh bien, le monde n’est pas exactement parfait. La concurrence féroce définit le monde actuel et l’efficacité est la clé de la course vers le succès.
Personne ne peut se permettre de garder des ressources en vitrine, en attendant d’être utilisées. Une ressource qui repose sur l’étagère est sous-utilisée, donc contre-productive et ne rapporte pas d’argent “à la maison”. À l’autre extrême, une ressource surexploitée ne l’améliore pas non plus car tôt ou tard elle s’épuisera. Et c’est vrai quel que soit le type de ressources que vous gérez : personnes, outils & équipements.
Mais comment garder l’équilibre pour obtenir la “planification parfaite” ? Peu importe à qui vous demandez et combien d’articles vous lisez sur ce sujet, ils auront tous une réponse commune : utilisez un logiciel de planification des ressources !
Voici quelques raisons pour lesquelles vous devez en utiliser un :
- Visibilité sans effort sur la disponibilité des ressources – pas besoin de demander à vos collègues qui est disponible et quand ; le planificateur est mis à jour automatiquement à chaque allocation effectuée ; si les personnes sont votre ressource, un outil compétent vous permettra de faire l’allocation en considérant également leurs compétences ; vérifiez ici comment vous pouvez voir la disponibilité des compétences dans elapseit ;
- Prévention des attributions excessives et insuffisantes – lorsque vous pouvez rapidement repérer qui fait quoi, il est beaucoup plus facile d’éviter d’épuiser les ressources et de ne pas les utiliser à pleine capacité.
- Efficacité des coûts – des ressources entièrement allouées signifient des ressources entièrement productives.
- Efficacité temporelle – les informations sont automatiquement mises à jour et en temps réel ; par conséquent, l’attribution des tâches est effectuée beaucoup plus rapidement, ce qui vous permet de consacrer plus de temps à d’autres activités importantes
- Prévisions des projets futurs – un aperçu précis des ressources actuelles vous indiquera si vous êtes prêt à accueillir de nouveaux clients et de nouveaux projets ou si vous avez besoin de ressources supplémentaires.
- Informations centralisées – toutes les informations sont affichées dans une seule vue, pas besoin de chercher des feuilles de temps enregistrées dans différents dossiers.
- Données précises pour les rapports d’entreprise – lorsque le travail manuel est éliminé, l’erreur humaine disparaît également ; des données précises conduisent à des factures correctes et à des mesures correctes des KPI de l’entreprise.
Alors, pourquoi n’obtiendriez-vous pas tous ces avantages et ne rendriez-vous pas votre entreprise plus rentable ?!